Phòng Tổ chức Hành chính
1. Chức năng
Tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng Đại học Quốc tế Bắc Hà xây dựng chiến lược phát triển, kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; làm đầu mối thực hiện công tác tổ chức, nhân sự, tổng hợp, thống kê, hành chính, văn thư, lưu trữ, tài chính, kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông, quản trị thương hiệu, cơ sở vật chất, phương tiện, thiết bị làm việc, hậu cần, phục vụ.
2. Nhiệm vụ
2.1. Công tác tổ chức, nhân sự
– Chủ trì xây dựng, hướng dẫn và giám sát thực hiện các văn bản quản lý về công tác tổ chức, quản trị nguồn nhân lực, thi đua – khen thưởng, pháp chế và công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát triển hệ thống tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công tác của các đơn vị trong trường.
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tác quy hoạch, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, giảng viên, chuyên viên của trường.
– Tham mưu Hiệu trưởng và làm đầu mối chủ trì việc lập kế hoạch về nhu cầu nhân lực, chỉ tiêu định biên nhân lực của trường; xây dựng và trình Hiệu trưởng phương án định biên nhân lực các đơn vị trong trường (nếu có).
– Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng cán bộ, giảng viên, chuyên viên; chuẩn bị hồ sơ và thủ tục trình Hiệu trưởng ký hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động, hợp đồng kiêm nhiệm với cán bộ, giảng viên, chuyên viên.
– Tham mưu Hiệu trưởng quyết định về các tiêu chí, tiêu chuẩn và triển khai thực hiện quy trình đánh giá cán bộ, giảng viên, chuyên viên hằng năm; thường trực công tác thi đua khen thưởng trong nhà trường. Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét đề nghị nâng bậc lương, phụ cấp, trình Hiệu trưởng.
– Thực hiện quy trình đề nghị công nhận chức danh giáo sư, phó giáo sư và bổ nhiệm, miễn nhiệm vào ngạch giáo sư, phó giáo sư theo quy định.
– Quản lý hồ sơ lý lịch cán bộ, giảng viên, chuyên viên trong toàn trường; cập nhật thông tin cơ sở dữ liệu nhân sự trên website của trường.
– Tham mưu, tư vấn Hiệu trưởng quyết định việc cụ thể hoá các nghị quyết của Hội đồng trường, Hội nghị nhà đầu tư và thực hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, giảng viên, chuyên viên; làm đầu mối, chủ trì việc xây dựng và tổ chức thực hiện các chế độ chính sách đãi ngộ đặc biệt thu hút, động viên, khuyến khích phù hợp đối với cán bộ, giảng viên, chuyên viên phục vụ mục tiêu xây dựng và phát triển trường.
– Thực hiện các thủ tục thành lập, giải thể, kiện toàn các bộ phận, đơn vị trong trường; thủ tục thành lập Hội đồng trường, Hội đồng khoa học và đào tạo; thành lập các hội đồng chuyên môn tư vấn Hiệu trưởng; tham mưu điều động, luân chuyển cán bộ; cử cán bộ, giảng viên, chuyên viên đi học tập, công tác ở trong nước và nước ngoài; tham mưu Hiệu trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc trình cấp có thẩm quyền bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo đơn vị theo quy định; thu nhận cán bộ, giảng viên, chuyên viên vào làm việc tại trường; khen thưởng, kỷ luật cán bộ, giảng viên, chuyên viên trong trường.
– Tuyên truyền, quán triệt đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước; chiến lược phát triển, kế hoạch nhiệm vụ hằng năm của trường.
– Chủ trì, phối hợp với các phòng, ban chức năng, đơn vị liên quan thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.2. Công tác hành chính
– Chủ trì xây dựng, tổ chức thực hiện các quy định về công tác quản lý hành chính, công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Quyết định số 640/QĐ-ĐHQTBH ngày 02/12/2019 của Hiệu trưởng.
– Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lưu trữ công văn đi, đến theo quy định.
– Chủ trì quản lý và điều hành hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp của trường; làm đầu mối trong công tác truyền thông và quản trị thương hiệu của trường; quản lý toàn diện và thống nhất Cổng thông tin điện tử (website và email công vụ của trường).
– Tư vấn và thẩm định cơ sở pháp lý, thể thức và kỹ thuật soạn thảo các văn bản ký ban hành trước khi cấp số và đóng dấu; theo dõi, giám sát, kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh, khắc phục các sai sót trong thủ tục hành chính trong trường.
– Quản lý và sử dụng con dấu của trường theo quy định của Nhà nước.
– Chủ trì tổ chức quản lý và thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
– Quản lý việc cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên được cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác tại trường; ký xác nhận giấy đăng ký làm thẻ xe buýt cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên, sinh viên.
– Chủ trì việc tổ chức công tác lễ tân, hậu cần phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Nhà đầu tư, Hội đồng trường, Ban Giám hiệu, các hội nghị của trường. Quản lý sử dụng và trang trí phòng họp, tổ chức tiếp khách, hướng dẫn khách đến làm việc với trường.
– Đầu mối phối hợp với Công đoàn trường thực hiện công tác hiếu, hỷ theo quy định.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.3. Công tác tổng hợp
– Đầu mối xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn; kế hoạch nhiệm vụ hằng năm của trường.
– Đầu mối xây dựng báo cáo công tác tháng, báo cáo tổng kết năm học theo yêu cầu của Hiệu trưởng.
– Làm thư ký các cuộc họp giao ban; chủ trì soạn thảo và ký ban hành các thông báo kết luận của Hiệu trưởng tại cuộc họp giao ban gửi các đơn vị; kiểm tra, giám sát, đôn đốc các đơn vị thực hiện các kết luận của Hiệu trưởng.
– Lập lịch công tác, phổ biến đến các đơn vị; theo dõi, đôn đốc thực hiện.
– Cập nhật thông tin từ các đơn vị trong trường để xử lý, tham mưu Hiệu trưởng chỉ đạo, điều hành công tác chung của trường.
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thực hiện công tác thống kê định kỳ, đột xuất theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo về công tác thống kê.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.4. Công tác tài chính – kế toán
2.4.1. Xây dựng kế hoạch, dự toán
– Chủ trì xây dựng kế hoạch dự toán thu, chi hằng năm; lập phương án phân bổ chi tiết cho từng nhiệm vụ; xây dựng phương án tăng nguồn thu, trình Hiệu trưởng báo cáo Hội đồng trường, Hội nghị Nhà đầu tư xem xét, quyết định.
– Hằng năm, tổ chức thực hiện các quy trình triển khai kế hoạch đầu tư: Xây dựng, thẩm định, trình phê duyệt dự án; mua sắm trang thiết bị đầu tư thuộc các dự án (tổ chức đấu thầu: xây dựng và xin phê duyệt hồ sơ mời thầu, kế hoạch đấu thầu, tổ chức chấm thầu, lựa chọn nhà thầu, phê duyệt kết quả, thương thảo hợp đồng…); theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện dự án, đầu mối quản lý các hợp đồng kinh tế; tổ chức việc báo cáo, đánh giá, giám định kết quả thực hiện dự án theo quy định.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.4.2. Quản lý tài chính
– Quản lý và sử dụng thống nhất nguồn tài chính của trường; thực hiện chế độ báo cáo tổng kết công tác tài chính, báo cáo quyết toán tài chính, báo cáo tình hình tăng giảm, khấu hao tài sản cố định, báo cáo thuế… theo quy định.
– Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán và bộ máy kế toán theo quy định về chế độ kế toán.
– Hướng dẫn, thẩm định, kiểm tra, giám sát các đơn vị lập kế hoạch, dự toán và thực hiện kế hoạch, dự toán theo quy định.
– Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng các loại hợp đồng kinh tế, hợp đồng liên kết đào tạo để tham mưu Hiệu trưởng về các điều khoản liên quan thủ tục tài chính được quy định trong các loại hợp đồng; theo dõi các khoản thu, chi để đảm bảo thực hiện đúng các điều khoản về tài chính đã được quy định trong hợp đồng, nếu thực hiện chưa đúng thì kịp thời thông báo với đơn vị đầu mối quản lý để có phương án giải quyết.
– Quản lý các loại hợp đồng kinh tế mua sắm thiết bị, vật tư từ các nguồn kinh phí, các hợp đồng cải tạo, sửa chữa; quản lý tài sản trong toàn trường theo quy định; định kỳ tổ chức kiểm kê tài sản, thanh lý tài sản cố định theo quy định.
– Đầu mối kiểm tra, giám sát, đôn đốc thực hiện các hợp đồng xây dựng.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.4.3. Thanh toán, quyết toán, giám sát thu chi
– Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán, quyết toán tài chính; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán.
– Hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ về công tác thanh toán, quyết toán các khoản thu chi ở các đơn vị trong trường. Hướng dẫn và thực hiện đúng quy định việc giải ngân các nguồn vốn của trường (trong đó có các dự án).
– Thực hiện chế độ thanh toán lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, phụ cấp, thù lao giảng dạy, phục vụ giảng dạy và các chế độ khác cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên đúng quy định; tổ chức thực hiện nghĩa vụ về thuế thu nhập cá nhân theo quy định.
– Làm đầu mối thẩm tra, kiểm toán các báo cáo tài chính của các Trung tâm trực thuộc trường.
– Chủ trì, phối hợp với Phòng Đào tạo và Công tác sinh viên và các đơn vị liên quan thực hiện thu học phí.
– Theo dõi, quản lý tài sản cố định và chủ trì phối hợp các phòng chức năng, các đơn vị có liên quan tổ chức thanh lý tài sản hết khấu hao, hư hỏng không sử dụng được hoặc không còn nhu cầu sử dụng.
– Tham gia nghiệm thu và nhập vào sổ tài sản của trường trước khi đưa vào sử dụng tài sản, thiết bị mới từ các nguồn khác nhau.
– Tổ chức lưu trữ các văn bản tài chính, chứng từ gốc sau khi thanh quyết toán theo quy định của Nhà nước và trường.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.
2.5. Công tác quản trị cơ sở vật chất và phục vụ
– Quản lý và đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc của trường.
– Quản lý, điều hành phương tiện phục vụ các chuyến đi công tác của lãnh đạo trường.
– Tổ chức quản lý vệ sinh môi trường các khu vực công sở và giảng đường, lớp học.
– Quản lý sử dụng điện, nước cung cấp có chất lượng, kịp thời, tiết kiệm.
– Theo dõi, quản lý và đề xuất giải quyết việc lắp đặt, sử dụng wifi công vụ của trường.
– Phối hợp với các đơn vị xây dựng kế hoạch mua sắm thiết bị, vật tư, trình Hiệu trưởng phê duyệt và tổ chức thực hiện.
– Xây dựng và tổ chức thực hiện phương án bảo vệ an ninh trật tự, an toàn lao động; các quy định về phòng cháy, chữa cháy, phòng chống thiên tai.
– Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.